Planejamento Ágil

Recentemente fomos surpreendidas por uma mensagem super positiva no Linkedin, sobre um profissional que tivemos o prazer de acompanhar em determinado momento de sua carreira como gestor. Como a mensagem destacava sua capacidade de planejamento como um diferencial, que marcou a história profissional do autor, achamos que valia a pena compartilhar sua visão sobre o tema com vocês. Confira o que Alexandre Mangoni pensa sobre Planejamento Ágil, o maior desafio para a maioria das empresas.

“As coisas não acontecem por acaso, principalmente no mundo corporativo. Empresas centenárias, bicentenárias, n-centenárias e, até mesmo, startups, surgem de uma ideia, de uma necessidade, de um sonho, enfim… Após essa “concepção” surgem uma série de perguntas: o que, por que, para quem, como, quando, quanto, onde. À medida em que cada uma dessas perguntas é respondida, um plano ou planejamento começa a ser desenhado.

Planeja-se para dar vida à uma ideia, à uma necessidade, a um sonho… Quanto mais elaborado, mais cadenciado, mais definido for esse planejamento, mais clara será a visão da forma dessa ideia, dessa necessidade, desse sonho.

Planeja-se, também, para dar sobrevida, para expandir, para transformar uma ideia, uma necessidade, um sonho… Portando, planejar é um ato contínuo, chegando a ser necessário até mesmo para se encerrar uma empresa.

Metodologias ágeis, muito utilizadas atualmente, trazem justamente esse conceito de planejamento contínuo, por meio de sprints específicas e objetivas. Cada sprint é composta por um conjunto de atividades, quebrando, então, o planejamento em pequenos blocos de ações. Esse conceito facilita muito que um projeto seja colocado em prática desde o início, focando em micro entregas e possibilitando o redirecionamento das próximas sprints, conforme o resultado das anteriores.

Não há fórmula para planejar ou existem milhares de fórmulas, processos, sistemas para planejar? O fato é que para planejar basta querer, basta começar a desenhar o que se pretende, aonde se quer chegar, o que se quer transformar.

Quanto mais claras forem as ações, quanto mais simples forem os processos, mais fácil será a implementação. Portanto, não é a complexidade que leva um planejamento ao sucesso, mas sim, o quanto ele é objetivo, exequível, compreensível e replicável. Flexibilidade de adaptação ao contexto atual e velocidade na implementação de mudanças também são fundamentais para que o planejamento se mantenha “vivo” e atual.

Um planejamento começa pela definição clara do que se pretende, ou seja, de um objetivo específico! Quanto mais esse objetivo e seus resultados puderem ser compreendidos como comuns a todos os envolvidos no planejamento, maior será o engajamento. Quanto maior o engajamento, maior a possibilidade de sucesso.

Tão importante quanto, é identificar o que move essas pessoas, o que faz com que elas dediquem o seu máximo de esforço. Ou seja, é definir um propósito que gere o sentimento de prazer e engajamento necessários para que todos os envolvidos busquem um objetivo comum. Pessoas que trabalham com um propósito único tendem a se unir para remar na mesma direção.

Para que os envolvidos no planejamento “adotem” o propósito para si, alguns comportamentos precisam ser estimulados:

· Accountability: cada um precisa se sentir dono do negócio, agir como tal, envolver-se como tal, entregar ao próximo o que gostaria de receber, seja no âmbito pessoal, seja no âmbito profissional

· Comprometimento: cada um precisa saber por que faz o que faz. Por que trabalha onde trabalha. Seja qual for o porquê, ele deve ser lembrado todos os dias, reforçado o “lado cheio do copo” e ser forte o suficiente para que cada um continue oferecendo o melhor de si e motivando os demais. É preciso que todos vislumbrem a importância da sua participação para o sucesso da execução

· Espírito de Time: cada um precisa fazer com os outros e não pelos outros. Mostrar-se disponível, pronto para ajudar, ensinar, colaborar, mas de forma que fique bem claro que cada um precisa fazer a sua parte. Somente assim, haverá evolução. E somente a evolução alçará todos a um novo patamar

· Execução com velocidade: o papel aceita tudo, contas, planejamentos etc. Alinhamentos, redirecionamentos, adaptações, são importantes. Mas, é preciso compreender que uma hora é necessário “invadir a obra e entrar para morar”, porque é preferível evoluir para o próximo passo do que esperar eternamente para que saia “tudo” perfeito. Quanto mais se demora para colocar em prática, mais obsoleto fica o planejamento. O sucesso ama velocidade!

· Resiliência: desistir é possível todos os dias. Mas, precisa ser hoje?! Qual o preço a se pagar de não tentar mais uma vez? Ou de outro jeito? A desistência é definitiva… as tentativas sempre dão chance à uma nova oportunidade”.

Se você se interessa pelo tema e curtiu a forma como foi abordado, deixe seus comentários e aguarde na próxima semana a parte 2, com uma reflexão sobre a execução do planejamento.

Uma vez definidos o objetivo e o propósito, é necessário gerar todas as perguntas e desafios a que ambos serão submetidos, seja pelo grupo participante seja pelo mundo exterior.

Para cada pergunta, uma ou mais respostas podem ser aceitas. Assim, para cada alternativa é necessário estabelecer um caminho. Ou seja, quanto mais preditivo for o planejamento, maior a possibilidade de ser adaptável às situações e às mudanças do dia a dia. Brainstorming é uma excelente técnica neste momento, colocando no papel todas as possibilidades, por mais absurdas que pareçam. Na sequência, técnicas de priorização e vinculação devem ser usadas, pensando na estruturação de cada sprint do projeto.

Em linhas gerais, se o objetivo for conquistar um determinado mercado, é preciso conhecer esse mercado – seu histórico, momento atual e perspectivas de futuro – ter bem claras as fortalezas que se tem, bem como as fraquezas que precisam ser reforçadas, conhecer bem o time que será responsável por isso e ter certeza de que esse time entende e acredita no propósito que permeia essa construção. Para cada ação, um plano tem que estar associado.

O planejamento nunca acaba. Mas, tem uma pausa quando as perguntas e desafios encontram respostas suficientes para começar a sua execução.

Nesse momento, é necessário seguir o que se planejou de forma cadenciada, organizada e resiliente. Também é importante retroalimentar o planejamento com as informações e as realidades encontradas ao longo da execução. Assim, é possível realizar mudanças com velocidade e assertividade.

No momento em que as informações e as realidades encontradas ao longo da execução se distanciam demasiadamente do planejamento inicial é hora de revisar o planejamento.

O processo é o mesmo realizado anteriormente, porém considerando essas novas informações e realidades e, também, considerando uma nova variável: o histórico da execução realizada. Esse último ponto é importante, pois é necessário ter bem claro se a execução ocorreu da forma planejada. Se sim, a execução estava aderente ao cenário ou o cenário estava diferente do imaginado? Se não, por que a execução não ocorreu da forma planejada? Esse histórico com as lições aprendidas em cada uma das sprints e entregas será o motor propulsor para novos planejamentos, garantindo resultados mais rápidos e assertivos.

Quando essas perguntas encontrarem respostas satisfatórias, será novamente o momento de partir para a execução. Esse ciclo nunca acaba, pois o planejamento ágil sempre será submetido à necessidade de manutenção, expansão e/ou transformação. Ou seja, planejamento e execução andam juntos, às vezes cada um ao seu tempo, às vezes de forma concomitante.